トレカの返品・破損はこう連絡する：ショップに伝わる例文テンプレ集

通販での返品・破損・不足連絡は、感情より先に「判断材料」をそろえるのが近道です。本記事は、外装からカード表裏までの写真の撮り方、短文での事実整理、注文情報の示し方、そして希望（交換・返金など）の伝え方を、コピペできる例文テンプレとともに整理しました。受取当日〜48時間以内の初動、返信がないときの再送文まで網羅します。

連絡前の準備

• 注文情報：注文番号／注文日／ショップ名／購入名義
• 商品情報：カード名／言語／枚数／コンディション表記／商品URL
• 問題の種類：破損／不足／誤発送／状態相違／水濡れ／到着遅延
• 希望する解決：交換／返金／部分返金／不足分の発送／返送用ラベルの発行
• 証拠：外箱・封筒、梱包材、カード、宛名ラベルの写真（後述）

目安：多くのショップは「到着から◯日以内の申告」を条件にしています。気づいたら即日〜48時間以内に連絡しましょう。

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本文テンプレ（用途別）

破損（折れ・角欠け・擦れ等）

【注文番号#XXXX】破損のご報告と対応のご相談

○○ショップ 御中
（担当者様がわかればご氏名）

お世話になっております。注文番号【#XXXX】で注文した【商品名／言語／枚数／コンディション表記】の件でご連絡します。
本日受け取りましたところ、以下の状態を確認しました。

・不具合内容：例）表面に擦り傷多数、左上角の潰れ（約2mm）
・到着日時：YYYY/MM/DD HH:MM
・外装状態：封筒角に打痕あり／内袋は無傷（写真添付）
・希望対応：交換が可能であれば交換、難しい場合は返金（部分返金含む）をご相談させてください。

確認に必要と思われる写真（外装全体、宛名ラベル、内袋、カード表裏の接写）を添付しました。
ご確認のうえ、手続き方法（返送要否・返送方法・返送先・送料負担）をご教示いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。
署名

不足（入っていない）

【注文番号#XXXX】不足（○○が未封入）のご連絡

○○ショップ 御中
（担当者様がわかればご氏名）

お世話になっております。注文番号【#XXXX】の同梱内容についてご連絡です。
以下1点が未封入でした。

・不足：例）《カード名》（英語・NM）1枚

同梱物の全体写真と、封入明細書の写真を添付しています。
【不足分の発送】をご対応いただけますでしょうか。難しい場合は【不足分相当の返金】をご検討ください。

よろしくお願いいたします。
署名

誤発送（別商品が届いた）

【注文番号#XXXX】誤発送（別商品到着）のご報告

○○ショップ 御中
（担当者様がわかればご氏名）

お世話になっております。注文番号【#XXXX】について、注文品と異なる商品が到着しました。

・注文品：例）《カード名A》（日本語・EX）1枚
・到着品：例）《カード名B》（英語・PLD）1枚

写真（到着品、封筒ラベル、明細）を添付します。
正しい商品の再発送または返金のいずれかをご提示いただければ幸いです。
返送が必要な場合は、【返送用ラベル／着払い指定】のご案内をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。
署名

状態表記と実物が違う

【注文番号#XXXX】状態表記と実物の相違について

○○ショップ 御中
（担当者様がわかればご氏名）

お世話になっております。注文番号【#XXXX】の【商品名】について、状態表記（NM）と実物の乖離があると判断しました。

・乖離内容：表面擦れ広範・エッジの白欠け・背面小ヨレ 等（写真添付）
・希望対応：部分返金（○○円）または交換／返金のいずれか

御社の状態基準との見解相違もあるかと思いますので、写真をご確認のうえご判断をお願いできますでしょうか。

よろしくお願いいたします。
署名

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写真の撮り方

• 全体→部分の順：外装全体、宛名ラベル、内袋、カード表裏の順で撮る
• 拡大：傷・潰れは2枚以上（斜光と正面）
• 未加工：明るさ補正は最小限。トリミングで事実が欠けないように

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NG例と改善例

• NG：「最悪です。どうしてくれるんですか？」
  改善：「到着時に角潰れが見られました。写真を添付します。交換が難しい場合は返金（部分返金含む）での対応をご相談させてください。」
• NG：「NMですか？」
  改善：「表記と仕様に不一致がないか確認したく、写真を添付しました。御社基準でのご見解をお願いできますでしょうか。」
• NG：「至急！」
  改善：「到着から48時間以内の申告としてご連絡します。お手すきの際で結構ですので、ご確認をお願いいたします。」

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希望の伝え方（優先順位を明確に）

• 第1希望：交換／不足分発送
• 第2希望：返金（全額／部分）
• 第3希望：次回クーポン 等

交換不可の在庫切れはよくあります。代替案を先に示すと話が早いです。

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フォローアップ用の短文テンプレ（未返信時・48〜72時間後）

件名：【再送】注文番号#XXXX XXXXの件（写真添付済み）

○○ショップ 御中
先日ご連絡した件について、確認状況はいかがでしょうか。
再送になり恐れ入りますが、対応方針（交換／返金／不足発送等）をご教示ください。
必要情報があればお知らせください。引き続きよろしくお願いいたします。
署名

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まとめ

ショップへの連絡は「写真→事実→注文情報→希望」の順で、相手がすぐ判断できる形に整えるのが最短ルートです。感情表現よりも、確認に必要な材料を先に出す――これだけでやり取りの回数と時間を大きく減らせます。

• 連絡は早く：受け取り後すぐ確認し、原則は当日〜48時間以内に連絡（各ショップ規約に従う）。
• 写真の基本：外装→伝票→内装→カード表裏の順で撮影。傷は正対＋斜めの2枚以上、枚数不足は封入物の全体が分かる写真も添付。
• 事実と注文情報：起きた事象を短文で箇条書きにし、注文番号／商品名・バリエーション／数量／受取日をセットで記載。
• 希望は段階的に：第1希望（交換・不足発送）→第2希望（返金・部分返金）→第3希望（クーポン等）の順で具体的に。代替案があると処理が早い。
• 口調はフラットに：「確認のうえご対応をご相談したいです」「返送先と着払い可否をご教示ください」など、事実共有＋相談のトーンで。
• フォローアップ：返信がない場合は48〜72時間後に再送。以降は問い合わせフォームや電話など別経路を1回だけ確認。
• 返送は指示後に：自己判断での返送は避け、送料負担の扱いを含めて指示を確認してから対応。

迷ったら、「写真・事実・注文情報・希望」の4点セットを思い出してください。本記事のテンプレはそのまま使えます。それぞれの記載を自分の状況に置き換えるだけで、短いやり取りで手続きが進む連絡になります。